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亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。
散：保存、管理分散，未作統一的規定。
松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現象嚴重。
空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。
